Havlas.eu

Pro mnohé uživatele je PDF něčím vzdáleným – obvykle se totiž využívá pro různé oficiální dokumenty, jakou jsou návody a technické dokumentace, propagační materiály, pozvánky a podobně. Znamená to, že PDF není pro běžného člověka dostupný nebo vhodný? Nikoliv, právě naopak, výhod tohoto formátu může využít skutečně každý.

K čemu je PDF dobrý?

PDF je formát pro ukládání dokumentů. Jeho název je zkratkou z anglického „Portable Document Format“, volně přeloženo „formát dokumentů určených pro přenos“. Tento formát vznikl v souvislosti s rozmachem internetu a elektronické komunikace vůbec, neboť díky ní je velmi často potřeba předat druhé straně nějaký dokument, nebo tento dokument přímo publikovat. A je samozřejmě třeba, aby se takový dokument zobrazil na každém počítači úplně stejně, aby jej bylo možné snadno vytisknout a přitom program pro jeho otevírání byl široce (tedy i zdarma) dostupný.

K čemu PDF využít, je nasnadě — potřebujete-li dokument poslat někomu, o němž netušíte, jaký software má k dispozici; vystavujte-li dokument na internetových stránkách; zveřejňujete-li dokument, u něhož je důležitá jeho podoba apod. Obecně lze říci, že vždy je lepší předávat dokument v PDF. Samozřejmě vyjma takových, které máte pouze pro vlastní potřebu či které okamžitě vytisknete.

Kancelářský balík OpenOffice.org

Mluvíme-li o tvorbě PDF, nemůžeme nezmínit zdarma dostupný kancelářský balík OpenOffice.org. Jednou z jeho stěžejních předností je totiž právě možnost vytvořené textové dokumenty, tabulky, prezentace apod. exportovat do dokumentu PDF. Ošizeni přitom nezůstanou ani uživatelé konkurenčního balíku kancelářských aplikací MS Office – OpenOffice.org totiž umí konkurenční textové dokumenty (.doc), tabulky (.xls) a v omezené míře i prezentace (.pps a .ppt) otevírat a vytvářet z nich dokumenty PDF. Kupodivu není problém mít oba kancelářské balíky nainstalovány na jednom počítači. 

Vytvoření PDF: Otevřete dokument, z něhož chcete PDF vytvořit, a v nabídce Soubor klikněte na příkaz Exportovat do PDF. Posléze se objeví klasické dialogové okno pro uložení souboru; do něj stačí zapsat název vytvářeného PDF souboru (případně změnit cílovou složku pro uložení PDF) a kliknout na tlačítko Uložit. Tím otevřete druhé dialogové okno — Volby PDF. V něm můžete na čtyřech záložkách nastavit několik více či méně zajímavých vlastností vytvářeného dokumentu, ale pokud nemáte zvláštní požadavky a chcete vytvořit PDF z celého otevřeného souboru (nikoliv pouze z jeho části), stačí kliknout na tlačítko Export.

Program PDFCreator

Velmi zajímavou možnost, jak vytvořit dokument PDF, nabízí program PDFCreator. Jeho hlavní síla spočívá v tom, že umožňuje vytvořit „pédéefko“ z libovolného souboru, pokud program pro práci s tímto souborem obsahuje možnost tisku. PDFCreator totiž není žádným editorem, ale virtuální tiskárnou, která „tiskne“ do PDF.

Instalace programu je velmi jednoduchá, stačí pouze několikrát kliknout na tlačítko Next a v posledním okně na tlačítko Finish. Po jejím dokončení jste ještě dotázáni, zda si přejete restartovat počítač. To sice můžete odmítnout (No), ale vytvářet dokumenty PDF bude pak možné až po restartu. Nenechte se vylekat anglickým rozhraním instalace — program sám je již lokalizován do českého jazyka. Pokud nezačne komunikovat česky automaticky, otevřete jeho hlavní okno (např. pomocí zástupce vytvořeného v nabídce Start) a z menu Language vyberte možnost Čeština.

Vytvoření PDF: Otevřete soubor v programu, který s ním umí pracovat, a zahajte tisk. Obvykle tak učiníte příkazem Soubor/Tisk, resp. File/Print. Pozor, je nutné dostat k výběru tiskárny. Nepoužívejte tedy tlačítko Tisk na panelu nástrojů, neboť by se hned začalo tisknout prostřednictvím výchozí tiskárny! Jako tiskárnu zvolte PDFCreator, nastavte případné další volby (rozsah tisku aj.) a klikněte na Tisk (Print).

Nyní se objeví nastavení PDF dokumentu. Můžete vyplnit položky Titulek, Autor, Předmět, Klíčová slova a Datum vytvoření / úpravy dokumentu. (Datum má formát RRRRMMDDHHMiMiVV, přičemž R zastupuje rok, M měsíc, D den, H hodinu, Mi minuty a V vteřiny. Tlačítka Teď! nastavují aktuální datum a čas.) Proces vytváření pak zahájíte tlačítkem Uložit nebo E-mail. Ve standardním dialogovém okně je pak ještě třeba zadat cílový adresář. Po kliknutí na tlačítko E-mail se pak krom vytvoření dokumentu samého otevře i e-mailový klient s novou zprávou a s vloženým PDF jako přílohou. Také máte možnost kliknout na tlačítko Čekat (ve frontě). Tím vložíte dokument do výpisu dokumentů určených ke zpracování. Z hlavního okna programu jej později lze vytvořit příkazem Dokument/Tisknou­t.

Služba InPDF.cz

Nechcete-li na svůj počítač nic instalovat a přitom máte neustálý přístup k internetu, můžete PDF dokumenty vytvářet za pomoci internetové služby InPDF.cz. Na úvodní stránce webu klikněte na tlačítko Vytvořit PDF soubor. Na následující stránce můžete v části 1 provést některá nastavení dokumentu (méně zkušení uživatelé ponechají nastavení standardní). V části 2 klikněte na tlačítko Procházet a nalezněte soubor, z něhož chcete PDF vytvořit — jako vstup přijímá služba soubory o velikosti do 2 MB. Převádět můžete dokumenty MS Wordu, tabulky MS Excelu, prezentace MS Powerpointu, obrázky, HTML stránky a obyčejné textové soubory. V bodu 3 pak můžete vybrat některý ze způsobů, jak výsledný PDF dokument vyzvednout. Buď můžete počkat na jeho převedení v prohlížeči, nebo si jej můžete nechat zaslat na e-mailovou adresu (po označení této volby se zobrazí okno pro zadaní adresy elektronické pošty). Nakonec je třeba ještě označit volbu Souhlasím s podmínkami použití a poté kliknout na tlačítko Převést soubor.

Další chování služby pak samozřejmě záleží na volbě v bodu 3. Buď budete čekat déle a soubor se zobrazí jako odkaz na samostatné stránce — pro otevření a následné uložení souboru na něj klikněte — nebo, a to je asi lepší volba, stránky na nic nečekají a oznámí, že vytvořený dokument PDF si máte vyzvednout v zadané e-mailové schránce.

Otevírání dokumentů PDF

Ač je to možná s podivem, všechny jmenované programy a služby umí PDF dokumenty vytvářet, ale neumí je otevírat. Mnohým uživatelům asi již známo, že pro otevírání dokumentů PDF potřebují program Adobe Reader, nicméně musím tento fakt přece jen připomenout. Komu by se tento program zdál těžkopádný, může vyzkoušet konkurenční program Foxit Reader: ten otevírá dokumenty PDF podstatně svižněji. Nebo třeba aplikaci Sumatra PDF, která se nemusí ani instalovat (a můžete ji tedy nosit s sebou na USB flash disku).

Upozornění

Po vytvoření dokumentu PDF původní soubor nemažte! Všechny popisované nástroje totiž umí soubor PDF vytvořit, ale nikoliv upravovat. Budete-li chtít tedy zanést do dokumentu PDF nějaké změny, musíte je provést v původním souboru a dokument PDF vytvořit znovu.