Havlas.eu

Přestože se výpočetní technika vyvíjí neskutečně rychle a minimálně dvojnásob to platí o oblasti internetu (carnero si jistě vzpomene, jak jsme si ani ne před deseti lety vyměňovali webovky na disketách), jsou věci (resp. služby), které prostě nestárnou. Jedním z takových elfů internetu je třeba e-mail. I přes množství různých nových forem komunikace je elektronická pošta stále základem internetu a — pomineme-li nárůst spamu a phisningu — během let se prakticky nezměnila. Bohužel stále přetrvávají i její letité problémy: Mnoho lidí se například při e-mailové komunikaci doupouští fatálních chyb, jež příjemce buď naštvou/urazí nebo mu e-mail znemožní přečíst. Následuje proto malá exkurze do světa nepsaný internetových pravidel slušného chování (tzv. netiketa). Můžete to brát jako návod, jak psát mě… tedy pokud chcete, abych to četl a odpověděl.

E-mail je jen dopis

První, co by člověk při psaní e-mailů měl mít na paměti, je to, že e-mail je jen formou dopisu. Obzvláště v oficiální komunikaci (mezi podniky, s nadřízenými apod.) je tedy více než vhodné dodržovat správný pravopis a slohové zásady. Stejně tak by elektronický dopis měl obsahovat různé zdvořilostní prvky, jako pozdrav (na začátku i na konci), stručné (jedna, dvě věty) představení se, píšeme-li někomu poprvé, a v neposlední řadě i podpis. Kdo se skrývá za adresou „velkejdrsnejborec@seznam.cz“ nemusí (kupodivu) být hned zřejmé. A ono i ldí, co mohou mit adresu „novak56@seznam.cz“, chodí po světě více…

Dále pamatujte na to, že čím stručnější a jasnější e-mail je, tím snáze na něj dostanete odpověď. Nejenže v dlouhém textu se člověk snadno ztratí a i při veškeré snaze nemusí ve výsledku odpovědět to, co odesílatel chtěl vědět, ale leckdo prostě nebude nějaké elaboráty ani číst. Dlouhých textů o ničem jsou na internetu mraky, přičemž není důvod si myslet, že zrovna ten váš bude někoho zajímat.

Adresa příjemce

Na první pohled by se zdálo, že při zadávání adresy nelze nic zkazit. (Samozřejmě může dojít k překlepu, ale to za otázku etiky nelze považovat.) Není to však úplně pravda. Obzvláště používáte-li e-mailového klienta (Outlook, Thunderbird aj.), uvádí se obvykle adresa i se jménem příjemce – např. „František Vonásek <frantisek@vonasek.cz>“. Daleko vhodnější volbou je však psát jméno bez diakritiky, tedy např. „Frantisek Vonasek“. Každý poštovní server je totiž nakonfigurován jinak a velice často se stává, že místo písmen s háčky a čárkami dorazí příjemci změť znaků, a to nepůsobí zrovna dobrým dojmem. To samé platí i pro adresu odesílatele, tedy adresu vaší.

Posíláte-li hromadné e-maily (např. firma novinky zákazníkům, ale i běžný uživatel fotografie přátelům), je slušnost místo do kolonky Kopie psát adresy do kolonky Skrytá kopie. Jednotliví příjemci pak navzájem nevidí e-mailové adresy ostatních. Nesmíme zapomínat, že ne každý má svůj počítač řádně zabezpečen. Takový e-mail s několika desítkami či stovkami adres je pak velmi tučným soustem pro viry, posléze i pro spam.

Předmět a priorita zprávy

Častou chybou uživatelů bývá nevyplnění, či ještě hůře zavádějící vyplnění předmětu (subjectu) zprávy. Pamatujte, že tato položka je to první, co příjemce z e-mailu uvidí! Tudíž by měla přesně, avšak stručně vystihnout, čeho se zpráva týká. Např. posílá-li firma již zmíněné e-maily s novinkami, může předmět vypadat třeba „Jméno firmy — novinky na měsíc/rok“. Nebo když naopak posílá zákazník dotaz na help linku, je vhodné volit předmět jako „Dotaz ohledně…“. Naopak nadepsat e-mail „Důležité!!!“ a přiložit do něj byť zajímavé fotografie ze sobotní party, lze považovat za hrubě neslušné.

Obdobná pravidla platí samozřejmě i pro prioritu e-mailů. Standardně by měla být priorita nastavena na normální úroveň, e-mailům např. s vtipnými obrázky se nebojte dát úroveň nejnižší. Naopak označením „důležité“ šetřete a využívejte ho jen tam, kde jde o skutečně důležitá sdělení.

Diakritika

Používání háčků a čárek v e-mailech je problém, kterému bylo a je věnováno mnoho nekonečně dlouhých diskusí. Při správném nastavení e-mailového klienta a posílání zpráv v rámci České republiky by neměl nastat problém. (Čtenářům ze Slovenska se omlouvám, ale již komunikace mezi ČR a SR bývá v tomto ohledu problematická.) Avšak i přesto se stává, že místo některých písmen (obzvláště místo č, ř, š a ž) přijdou písmena úplně jiná a zpráva tak dosti ztrácí na čitelnosti. Na druhou stranu e-mail napsaný bez diakritiky nepůsobí také zrovna dobře. Nejlépe je tedy e-maily v rámci naší republiky psát včetně háčků a čárek, v případě e-mailů zasílaných do zahraničí se pak raději omezit pouze na anglickou abecedu.

Přílohy

Posílání příloh je jako oheň – dobrý sluha, ale zlý pán. Pomineme-li nemalé riziko přenosu virů (může pomoci pravidelně aktualizovaný antivirový program), nalezneme zde minimálně dvě další velká úskalí. V prvé řadě je třeba pamatovat na to, že ne každý typ souboru bezproblémově „projde“ a že následně ho lze snadno stáhnout. Bez větších komplikací bývá v tomto ohledu zasílání obrázků (přípony JPG, PNG, GIF aj.), textů (TXT, RTF), archivů (ZIP, RAR atp.) a souborů typu PDF. Pravý očistec lze naopak zažít při posílání spustitelných či systémových souborů (EXE, DLL, INI atd.). Avšak často ani třeba přenos souborů z MS Office (DOC, XLS…) není takový, jak by si člověk přál. Jedním z možných řešení je posílat všechny soubory zabalené v archivech ZIP či RAR. I v případě, že příjemce nedisponuje programy pro jejich otevření, může je snadno stáhnout z internetu. Nemluvě o tom, že moderní operační systémy (od Windows XP dál, u jiných ještě dříve) umí minimálně se ZIP archivy běžně pracovat.

Dalším kamenem úrazu je velikost příloh. Mnoho poštovních serverů omezuje maximální velikost přílohy na 10 MB, 5 MB, někdy třeba i jen na 1 MB, a větší jednoduše nedoručí. Všeobecně lze říci, že více než 1 MB dat je lépe si vyměnit pomocí nějakého FTP serveru (např. oblíbené úschovny Letecká pošta) či P2P systému (DC++ aj.).

Závěrem

Je nutno podotknout, že nejlepší je řídit se tak říkajíc „zdravým selským rozumem“. K dobrému jménu uživatele nepřispěje ani dodržení všech zmíněných zásad, když například rozesílá oblíbené e-maily „Pošli tohle x lidem nebo…“, které mnoha uživatelům vadí (nazývají se hoax).