Havlas.eu

I uživatelé, kteří pracují jen u jednoho počítače, nezřídka potřebují, aby určitý dokument bylo možné otevřít i na jiném PC — například když jej chtějí poslat kolegovi/příte­li/příbuznému. Jaký formát je v takovém případě vhodné použít?

Formáty z MS Office

Na poli kancelářských balíků jednoznačně vládne firma Microsoft se svým produktem MS Office, a tak formáty souborů, do nichž programy obsažené v tomto balíku data ukládají, jsou nepsaným standardem. Není však dobré spoléhat se na to, že například dokument uložený ve Wordu otevře každý. Vzhledem k nezanedbatelné ceně MS Office nemusí příslušný program každý člověk mít.

Na druhou stranu zbytečné starosti si uživatelé dělají kolem rozdílných verzí MS Office. Hodně humbuku se například strhlo kolem nového balíku MS Office 2007, který opustil tradiční formáty a přinesl formáty nové, otevřené a z mnoha důvodů dokonalejší. Strach uživatelů, že starší verze Office nové formáty neotevřou, se nakonec ukázal zcela zbytečný — stačí si jednoduše doinstalovat balíček, který podporu nových formátů přinese. S formáty MS Office 2007 tak můžete bez problémů pracovat i v MS Office 2000, XP a 2003. Problémy nastanou jen ve starších verzích MS Office, ty však už dnes prakticky nikdo nepoužívá a navíc měly problémy už s formáty používanými v MS Office 2000/XP/2003.

Přenositelnost formátů z MS Office

Výhodou formátů MS Office je i fakt, že díky jejich velkému rozšíření je umí přečíst i mnoho dalších programů. Například konkurenční balík OpenOffice.org se už od své první verze touto schopností okázale chlubí a nabízí tak možnost bezplatné náhrady MS Office. Nutno ovšem dodat, že celá věc má přece jen háček. OpenOffice.org umí sice formáty MS Office přečíst (i když ani v tom není stoprocentní, problémy má zejména s prezentacemi), ale ve většině případů už není schopen s těmito formáty bezproblémově pracovat.

Samozřejmě pokud máte jednoduchý textový dokument z Wordu, můžete jej ve Writeru (textový editor z OpenOffice.org) v klidu upravit a znovu uložit. Ve Writeru vytvořený dokument dokonce můžete uložit ve formátu MS Word a skutečný Word s ním nebude mít problémy. Když už však do takového dokumentu vložíte například tabulku se svislým textem, nezobrazí se korektně, a čím složitější prvky dokumentu použijete, tím více problémů budete s přenosem dokumentu mít. U tabulek je pak tento problém ještě markantnější — tabulky vytvořené v OpenOffice.org Excel často ani neotevře a Calc (tabulkový procesor v OpenOffice.org) neumí některé funkce Excelu importovat. Složitější tabulku sice zobrazí, ale pracovat s ní už moc nelze. Prezentace, jak už jsme naznačili, mezi OpenOffice.org a MS Office téměř nelze přenášet, nebo alespoň ne tak, aby v obou balících vypadaly a chovaly se stejně. To samé pak v podstatě platí o všech ostatních programech, které podporují soubory vytvořené v MS Office.

Leccos řeší PDF

Chcete-li někomu předat dokument, je nejvhodnější volbou formát PDF. Ten byl koneckonců za tímto účelem vymyšlen a jeho hlavní výhoda je zřejmá — zobrazí se na všech počítačích zcela stejně a není omezen žádnou platformou. Otevřít PDF mohou třeba i uživatelé operačních systémů Linux či Mac OS X. Přitom převod do formátu PDF není nic náročného. Stačí si nainstalovat speciální program — virtuální tiskárnu (například PDFCreator). V programu, kde jste dokument vytvořili, pak stačí zadat „tisk“ tohoto dokumentu do formátu PDF a všude stejně zobrazitelný soubor je na světě. Navíc u PDF nebudete mít ani problémy s jeho přenosem po internetu. Soubory v tomto formátu jsou objemově malé, a protože nemohou obsahovat viry, jsou všude přijímány.

Přenos rozpracovaného dokumentu

Problém ovšem nastává, chcete-li přenášet dokument mezi dvěma (či více) počítači, přičemž na tomto dokumentu se má na všech počítačích pracovat. V takovém případě je nejlepší si zjistit, jaké je na všech PC dostupné programové vybavení, a podle toho zvolit vhodný formát. Například u obyčejných textových dokumentů můžete použít jednoduchý formát RTF (Rich Text Format), který je široce podporován. Ovšem čím univerzálnější formát zvolíte, tím méně možností bude nabízet a tím hůře se s ním bude pracovat. Pokud tedy upravujete dokumenty na více počítačích, je vhodné si zajistit, aby na všech PC bylo stejné (resp. hodně podobné) softwarové vybavení.